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日常生活中的許多法律糾紛，經常涉及證據的蒐集、書面的意思表示，甚至於如何防患未然，存證信函即扮演相當重要的角色。

※存證信函究竟有那些功能？

(一)「證據保存」上的功能:

存證信函一定是採書面的方式，又載有發信人和收信人，與發信的時間，因此不會造成口說無憑的情形，將來如果為了某件事實有所爭議時，曾經發出的存證信函就是最好的呈堂供證。目前依據存證信函的證據功能，所能獲致法律上之效益，最顯著的有以下兩項:

1.證明曾為意思表示(或通知):

最常運用於解除契約、終止契約、意思表示撤銷、承認、抵銷等。

2.證明時效之遵守:

時效的遵守與否，往往是影響法律關生效的要件。由於存證信函足以證明寄件人何時發信，何時收件，在時間上的證據力確定而不可動搖，這無論在請求權之消滅石效上或形成權之除斥期間上，「存證信函」在在都發揮出強大威力的證據功能。

(二)防患未然的功能：

在許多民、刑事案件在告上法庭前，只要當事人懂得在恰當時機寄出存證信函，無論是通知、催告、或警示對方，經常會使一些稍具法律常識的人，知所收斂，不敢妄為，或使對方不再存僥倖之心，而主動與對方達成協議或和解，甚至於履行應盡的義務，如此一來，不須漫長的訴訟，自然能達到保障權益的效果！

※善用存證信函之時機:

只要懂得隨時利用存證信函，存證信函自然就成了每個人不可或缺的防患及保障權益的利器。諸如:毀約之防止、不再續租之通知、請走不受歡迎的房客、催付租金、車禍求償、購屋糾紛、解除契約、郵購買賣的解除、資遣費請求、共有土地出售、拒付管理費之追討等等。

除此之外，由於存證信函主要的功能在於「保存證據」與「防患未然」，所以一般信函內容，則以力求精簡、扼要，一目了然為宜，最重要的是推敲全盤過程，把握住在法律上的關鍵點，以作為信函的重心。倘若民眾恐百密有一疏，則應尋求專業的法律人士代為處理。