民法第九十五條第一項前段規定:「非對話而為意思表示者,其意思表示,以通知達到相對人時,發生效力。」
所謂「非對話而為意思表示者」,是指當事人得以書信、函件等傳達方式表示意思,而郵局存證信函是目前最常使用方式之一。
寫「郵局存證信函」的目的,是要經過郵局來證明發信日期及發信內容為何的一種證明文件證明收件人確實已收受此信函,寄件人事後若有投訴(或申訴)、申請調解、訴訟等時可作為有利證據之一。


 


寫郵局存證信函的方式:


1.郵局存證信函須以雙掛號函件寄出。


2.向郵局購買存證信函用紙,一式最少三份(份數視收件人人數而增加),由寄件人、收件人、郵局三造各執一份。


3.寫存證信函為達到預期的效果,須掌握時機與重點。故應注意人(當事人)、事(事實經過)、時(發生時間)、地(發生地)、物(標的物)等重點。


4.信函內容應提到:「限收件人於xxx日前解決...,否則...」「限收件人於文到x日內予以處理,否則...」,限x日以七至十日為合理時日。


5.寄件人務必清楚寫明「目的」,例如要求企業經營者應合理解決的方式,如退貨、退款、解除契約、減少價金等,千萬不要含糊、不清不楚。


6.書寫完成後擬至郵局寄發,郵局承辦人員會從形式上加以檢查,如錯字、用印、日期等的填寫,檢查無誤後即受理寄出。


7.郵局掣給的收據和寄件人持有的存證信函、及事後收到的「回執證明」明信片都需妥善保存。


 


 


 


 


 



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