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填寫存證信函掌握4原則

目的清楚，違約明確，履約期限5日內，標示罰責

徐義平╱綜合報導】存證信函是最基本法律文件，不但具有最基礎的證據效力，還可作為自我權利的保障。對於租屋來說，存證信函最常用於房客積欠租金、房東不履行修繕責任時，填寫必須掌握4原則，包括目的清楚、違約事項明確、履約期限至少為文到5日內，並標示違約罰責。

保障權利
一般來說，填寫存證信函一定是某一方的權益受損，希望藉由最基礎的法律文件取得保障。台灣房屋加盟事業總部法務副處長周展雪說：「民眾填寫存證信函經常語焉不詳，導致重複寄發，花時間又浪費金錢。」

把意見化為證據
對房東而言，當遇到房客欠繳租金、不依照合約用途使用物件、將危險物品擺放至室內、違約轉租時，都可寄發存證信函，以維護自身權益，反之，房客遇到房東未盡修繕之責、終止契約未歸還押金時，也可以寄存證信函通知房東。
住商不動產加盟行政處協理吳光華說：「存證信函的主要作用，是讓雙方將自我的主張，以具有證據效力的型式保存下來，並且將意思轉達通知對方。」因此，填寫存證信函時，必須表明目的、列舉出對方違反合約內容中的哪一項、並通告履約期限，基本為收到文的5日內。
舉例來說，若房客積欠租金，房東須在存證信函內載明，目的是要房客付清所欠租金，並列出房客違反合約中欠繳租金條例，並通告房客須於收到存證信函的5日內繳清欠額，或告知房客將沒收違約金，如此一來，進入法院訴訟或調解時，房東可出示存證信函作為舉證。此外，還必須提出房客欠繳的證據，如匯款證明、費用單據等。

郵局買存證信函
一般來說，存證信函須於郵局購買，或上網到郵政總局的網站下載格式，至於費用，第1頁為新台幣50元，第2頁之後每頁新台幣25元，因為郵政人員是根據頁數收費，建議填寫完後不要自行黏封，可減少作業麻煩。
周展雪表示，存證信函為1式3份，必須填寫寄件人、收件人姓名，為避免收件人無法收到，建議以雙掛號寄發至收件人的戶籍所在地。
吳光華指出，存證信函最終目的是保障自身權益，且可作為法律強制執行或訴訟時的基本保障，民眾若真的無法填寫，可就近請教各地調解委員會，或是有提供法律諮詢服務的租屋業者。